Aumentano le possibilità di smart working e per i diportisti diventa più accessibile il sogno di lavorare stando in barca. Con questi suggerimenti potete creare l’ambiente ideale ed efficace anche a bordo.
Oggi il sogno di tanti diportisti e amanti del mare è approfittare dei privilegi del cosiddetto “smart working” e lavorare standosene comodamente a bordo di una barca. Magari di un bel catamarano a vela che offre spazi vivibili e comfort a volontà. Nel mondo connesso di oggi è più semplice poter lavorare in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, anche in mare. Molte aziende e compagnie private permettono ormai a milioni di persone di lavorare da casa o comunque da remoto e per un armatore diventa facile svolgere il proprio lavoro mentre è ormeggiato in porto o magari mentre si trova alla fonda in una baia solitaria e tranquilla. Uno stile che aumenta sicuramente la qualità della vita e offre la possibilità di vivere anche per lunghi periodi la propria barca, organizzare week end lunghi, uscite infrasettimanali e crociere strategiche durante tutto l’anno.
Per coloro che fanno questa scelta ci sono tuttavia degli aspetti importanti da considerare con il lavoro in smart working dalla barca, dalla ricerca di spazi adeguati per eventuali conference call, agli strumenti tecnologici, così come una connessione internet stabile e affidabile. Ecco allora 10 consigli per lavorare in modo ottimale dalla vostra barca.
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Impermeabilizzate i vostri dispositivi
Se avete intenzione di lavorare in barca circondati dall’acqua, è una buona idea investire nell’impermeabilizzazione dei vostri dispositivi, pc, smartphone e tablet. L’ideale è acquistare dispositivi elettronici che siano impermeabili di serie verificando il grado di resistenza all’acqua tramite il codice Ipx e investire in cover, case e supporti stagni di buona qualità.
Le batterie non sono mai troppe
Per lavorare in barca è importante avere scorte di batterie di lunga durata per i vostri dispositivi e investire anche in un potente “power bank” per ricaricarle. Vale anche la pena di assicurarsi di avere a bordo batterie di riserva a lunga durata, in modo da poter passare a nuove batterie quando quelle in uso si scaricano. Potete poi prolungare la durata della batteria del vostro dispositivo passando a una modalità di risparmio energetico.
Schermi e raggi solari non vanno d’accordo
Uno dei maggiori problemi nel lavorare dalla vostra barca è vedere lo schermo del vostro computer portatile in un pomeriggio di sole. Il riverbero infatti può essere fastidioso e stancante per gli occhi. Per prima cosa, assicuratevi di avere un buon paio di occhiali da sole polarizzati che vi aiutino a proteggere la vista dai raggi Uv. Dopodiché l’acquisto di un buon schermo solare per il vostro monitor può sicuramente aiutare a ridurre il riverbero.
Sfruttare il cloud per i vostri lavori
Il cosiddetto “cloud computing” è fondamentale per far funzionare il vostro ufficio temporaneo in barca. Si tratta dell’accesso on-demand, tramite internet, ad applicazioni, server (fisici e virtuali), storage di dati, strumenti di sviluppo e funzionalità di rete che sono ospitate in un data center remoto gestito ad un provider di servizi cloud. Le più diffuse sono per esempio Dropbox, Trello, Skype, Xero, etc. Come suggerisce il nome, la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) utilizza una connessione Internet al posto di una tradizionale linea telefonica fissa, convertendo le onde sonore in dati digitali che viaggiano poi verso il ricevitore. Ciò significa che è possibile chiamare ovunque, da qualsiasi luogo, purché si disponga di una connessione a Internet.
Impostare firma elettronica e modalità “voce”
Non limitatevi a carta e penna: i software di oggi consentono di creare una firma elettronica per poter “firmare” i documenti ufficiali e personali da qualsiasi luogo con una connessione a Internet. Importante è anche attivare sui propri dispositivi la modalità “voce. Con la dettatura e la tecnologia di riconoscimento vocale potete infatti avere le mani libere per eventuali manovre al volo. I rapporti e le e-mail inoltre possono essere letti mentre siete in pozzetto e i comandi vocali possono controllare il vostro computer e i servizi di dettatura di oggi hanno potenzialità incredibili.
Proteggere le vostre informazioni
Non dimenticate i pericoli del web. Phishing, whaling e altri crimini informatici rappresentano una minaccia reale per le funzioni aziendali online. È importante assicurarsi che i fornitori di servizi e gli strumenti basati sul cloud abbiano un curriculum che dimostri la sicurezza delle informazioni.
Sfruttare le detrazioni fiscali
Dal momento che il vostro ufficio mobile funzionerà come tale, potreste essere in grado di richiedere la detrazione fiscale di alcune spese per la barca. Basta conservare i registri per i nomi dei clienti, i luoghi e le date, i costi di carburante, di cibo e bevande, così come le tasse di ormeggio.
Assicurazioni nautiche ad hoc
Se avete intenzione di portare la vostra attività lavorativa a bordo di un’imbarcazione, ricordate di informarvi sulle questioni assicurative, sulle licenze e sulle normative. Ad esempio, l’assicurazione della vostra imbarcazione da diporto potrebbe non coprire la responsabilità se, ad esempio, un cliente scivola e cade mentre viene una riunione a bordo.
Creare sistemi per organizzare tutto al meglio
Sistematizzate i vostri processi produttivi in modo da organizzare il vostro team e le vostre funzioni. Create sistemi di reporting efficaci, in modo che il lavoro possa essere tracciato e monitorato indipendentemente dal fuso orario. Tutti i sistemi e i processi devono essere online, in modo che ogni membro del team possa essere ovunque e accedere alle operazioni interne basate sul cloud. Pensate al cloud, pensate all’assenza di carta, pensate a lavorare dall’acqua!
Rimanere connessi: wi-fi e satellite
L’accesso a internet mentre si lavora in barca è un fattore cruciale. Molti porti turistici oggi dispongono di wi-fi mobile che di solito è veloce e a basso costo (o in certi casi addirittura gratuito). L’accesso wi-fi nei porti turistici tuttavia ha spesso un numero limitato di indirizzi IP aperti. Questo è un problema nei porti e marina affollati perché tutti cercano di accedere al wi-fi con il proprio smartphone. È meglio allora investire nel proprio hotspot mobile se si ha davvero bisogno di avere sempre una connessione internet affidabile. Potete facilmente acquistare un dispositivo hotspot mobile wireless online e aggiungerlo al vostro piano wireless. In navigazione invece il problema delle connessioni wi-fi è che hanno dei limiti di portata, il che significa che spesso dovrete avvicinarvi alla costa per ottenere una connessione affidabile. Un range extender wi-fi, come un’antenna booster intelligente o un’antenna wi-fi e una smart box, può aiutarvi a connettervi su distanze maggiori.
In alternativa un sistema satellitare è il modo migliore per ottenere una copertura per internet anche offshore ad alta larghezza di banda, ma è più costoso. Dovrete infatti sostenere i costi sia delle apparecchiature che degli abbonamenti.
Insomma con le attrezzature giuste, i servizi digitali e i sistemi di connessione versatili, potete creare un efficace ambiente di lavoro anche sulla vostra barca. E appena finito il dovere, il piacere di stare in mare è tutto da godere…
